PR-документы - Брошюры, флаеры и годовые отчеты

К PR-документам, предназначенным для общения с партнерами и клиентами, относятся брошюры, флаеры, годовые отчеты и некоторые другие.

Брошюры. Это наиболее распространенная форма подачи информации. Она используется и как самостоятельный документ, и в составе пресс-кита, и для прямой почтовой рассылки. Цели данного PR-документа следующие:

 - информировать об организации;

 - подробно описывать преимущества товаров, услуг и деятельности организации;

 - информировать о контактах с организацией (как можно получить более подробную информацию о товарах, услугах и т. д.).

Перед подготовкой брошюры PR-специалисты определяют следующие моменты:

 - есть ли потребность в подготовке брошюры или более эффективно использовать иной формат подачи информации;

- каковы вкусы и предпочтения целевой аудитории: от этого будет зависеть формат, качество полиграфии, стиль изложения;

 - имеется ли среди целей убеждение аудитории, если да, то язык брошюры будет более эмоциональным, а изложение материала – более аргументированным.

Формат брошюры может определяться исходя из количества материала, который должен быть размещен, либо напротив, количество материала должно укладываться в выбранный формат. Часто встречаемый формат брошюры – лист А-4, сложенный в 2 раза. Большое информативное значение придается элементам дизайна, которые могут включать:

 - логотип компании, фирменные цвета и др.;

 - фотографии представителей компании, руководителей;

 - фотографии и графические изображения продукции компании;

 - изображения, имеющие отношение к сфере деятельности компании.

Флаеры. Это небольшие красочно оформленные информационные сообщения. Флаеры часто используются организациями для привлечения потребителей (клиентов), путем предоставления каких-либо преимуществ лицам, пришедшим с таким флаером. Доминирующим элементом во флаерах является дизайн, как правило, он преобладает над текстом, поэтому должен быт максимально информативным, нести в себе основные элементы фирменного стиля компании, а также учитывать характеристики целевой аудитории.

Годовой отчет. Это документ, содержащий основные данные о деятельности компании и о результатах такой деятельности за прошедший год. В нем выделяют две основные части: отчет о финансовой деятельности компании и отчет о других видах деятельности (в том числе благотворительной). За эту вторую часть и отвечают, в первую очередь, PR-специалисты. Деятельность по подготовке годового отчета является сложной и многоплановой, к ней привлекаются различные специалисты (аудиторы, специалисты из отделов продаж, дизайнеры, фотографы и т. д.), работа над отчетом занимает не менее 12 недель.

Годовой отчет крупной организации включает такие разделы, как:

 - общая часть;

 - письмо руководителя организации;

 - подробное описание организации, сфер ее деятельности, структурных подразделений, предприятий и т. д.

 - сведения о социальной роли организации (благотворительной, экологической деятельности и др.);

 - финансовое состояние.

В целом для западных компаний характерно использование годовых отчетов именно для оповещения населения о своей социальной роли, при этом данную форму используют не только коммерческие организации, но также и различные некоммерческие структуры (фонды, союзы, ассоциации и др.).