Деловое письмо

В настоящее время постоянного ускорения процесса обмена информацией обычные письма, запечатанные в конверты и отправленные по почте, не утратили своей актуальности, а даже наоборот – приобрели особый личностный характер.

Деловые письма составляются с учетом нескольких правил:

1. Формат письма – деловые письма пишутся на бланке организации (формат А4), на которой указываются контактные сведения (почтовый адрес, электронный адрес, факс, телефон). Стандартный объем делового письма – одна или две страницы.
2. Обращение – имя адресата, его звание или должность, его почтовый адрес и дата отправления, тема сообщения размещаются в верхнем левом углу письма.
3. Содержание – как правило, письмо начинается с вводного абзаца, в котором говорится о причине и целях написания письма, затем раскрывается суть дела, последний абзац может содержать предложения.
4. Подпись – имя автора должно быть напечатано, его подпись ставится либо слева от имени, либо над именем.

Виды деловых писем:

1. Информирующее письмо – этот вид письма необходим, чтобы сообщить адресату о каком-либо важном для него мероприятии, принятом решении, предполагаемых событиях. Такое письмо не нуждается в ответе, поэтому носит однонаправленный характер. Однако, если информирующее письмо содержит приглашение, адресат должен зарегистрироваться для участия в предстоящем мероприятии.
2. Новостное письмо – цель этого вида писем  - регулярное информирование о деятельности организации целевых аудиторий (партнеров, держателей акций, потребителей). Это делается для поддержания интереса к организации, расширения целевых аудиторий. В одном новостном письме должно говориться об одном событии. Для осуществления почтовой рассылки организация должна пользоваться базой данных с адресами. Разумеется, стиль новостных писем зависит от конечного адресата.
3. Рекомендательное письмо – этот вид делового письма не предполагает обязательного обращения, за исключением тех случаев, когда оно является ответом на конкретный запрос по поводу какой-либо персоны. Как правило, такое письмо требуется для того чтобы получить  новое место работы. В ответе рекомендательные письма не нуждаются.
4. Сопроводительное письмо прилагается к пакету документов с перечнем высылаемых материалов и содержит просьбу проинформировать о доставке почтового отправления.
5. Письмо-заявление может быть адресовано СМИ или целевым аудиториям. Целью такого вида писем является обозначить четкую позицию организации по отношению к какому-либо событию, факту, волнующему широкую общественность. Таким событием может быть деятельность самой организации.
6. Письмо-просьба – такой вид деловых писем может использоваться любой организации, которой требуется финансовая или административная помощь, авторитетное мнение экспертов или поддержка при проведении каких-либо мероприятий. В таком письме необходимо привлечь внимание адресата к вопросу, описав его историю и включив некоторые детали. Такие письма подписываются первым лицом организации.