PR-документы - Информационное письмо и другие

Информационное письмо (backgraunder) – документ, который обычно дополняет пресс-релиз. Материалы, излагаемые в информационном письме, не являются новостными. Это дополнительная информация по какой-либо теме или событию, о том, что предваряло событие или происходило вокруг него. Текст в информационном письме, как и в пресс-релизе, строится по принципу перевернутой пирамиды, но акценты расставляются другие. Здесь нет нужды в громком заголовке и в сосредоточении основной смысловой нагрузки в первом абзаце. В структуру информационного письма обычно входят следующие части: заголовок, история вопроса, развернутые сведения о предмете  материала. Для облегчения восприятия материала можно использовать подзаголовки, но в то же время они нарушают повествовательный стиль изложения. Основное требование к содержанию информационного письма – как можно больше реальных фактов, изложенных в нейтральной манере, поскольку представляемая информация должна восприниматься как сведения «из первых рук».

Эффективность этого вида документа обеспечивается частотой рассылки: крупные организации должны постоянно заявлять о себе для поддержания непрерывного потока информации.

Фактическая справка (fact sheet) – набор фактов, цифр или тезисов, используемых и цитируемых журналистами.

Фактическая справка облегчает работу журналиста и позволяет ему оперативно использовать информацию об организации, поэтому в такой справке необходимо выделять главное и не перегружать журналиста малозначительными цифрами и фактами. В зависимости от профиля СМИ (общее или специализированное) справка должна иметь определенный уровень детализации и определенное количество профессиональных терминов. Обычный объем фактической справки не превышает одной-двух страниц, но в случае необходимости она может снабжаться подробными таблицами, графиками и схемами. Хорошо составленные фактические справки и информационные письма могут неоднократно использоваться при подготовке публикаций об организации.

Заявление для прессы – информационный документ, в котором известное лицо (политик, общественный деятель, руководитель организации) излагает свою позицию по определенному вопросу (как правило, злободневному). Как правило, в его основе лежит публично сделанное заявление такого лица. Основная задача документа – создать впечатление непосредственного контакта с аудиторией, поэтому стиль заявления для прессы отличается от стиля других письменных документов.

Заявление для прессы призвано показать открытость организации и пресечь формирование нежелательных мнений. Оно проясняет позицию организации в отношении той или иной общественной проблемы и может носить как наступательный, так и оборонительный характер.

Заявления для прессы зачастую размещаются на официальных сайтах организаций.

Пресс-кит – это определенный набор PR-документов, обычно раздаваемых журналистам на пресс-конференциях и других PR-мероприятиях.

Обычно пресс-кит включает в себя описанные выше документы (пресс-релиз, фактическую справку или информационное письмо), а также брошюру (корпоративное издание, годовой отчет, иной подобный материал). Более подробный пресс-кит также содержит программу мероприятия, список гостей, заявление для прессы, вырезки из газет, интервью с основными действующими лицами и др.

Состав пресс-кита формируется исходя из вида и особенностей самого PR-мероприятия. От этого же зависит и способ его оформления. Так, для годовых собраний акционеров, презентаций и выставок используется фирменная папка, в которую собираются все необходимые документы. Для пресс-конференции или специально подготовленной акции изготавливается сброшюрированная «книжка».

Анна Арзуманян

 


  Д. Игнатьев, А. Бекетов, Ф. Сарокваша "Настольная энциклопедия Public Relations". М.: «Альпина Паблишер», 2003.

система комментирования CACKLE

24.10.2016
Как бренды используют Telegram?

Виды продвижения в телеграмм.

17.10.2016
Интернет-маркетинг накануне 2017 года, что в остатке?

Тенденции интернет-маркетинга в 2016 году, которыми нельзя пренебрегать.

12.10.2016
Рейтинги социальных сетей в 2016 году

Какие социальные сети оказались на первом месте в Росси и в мире?

16.09.2016
В октябре в Москве покажут «Каннских львов»

Москвичи смогут по достоинству оценить лучшие рекламные работы 2016 года.