Разновидности PR-документов

Кроме пресс-релиза в PR есть и другие виды документов. Это информационное письмо, фактическая справка, заявление для прессы и пресс-кит. 

Информационное письмо

Информационное письмо — документ, который дополняет пресс-релиз. В нем содержится дополнительная информация по какой-либо теме или событию, например, что ему предшествовало или происходило вокруг. Текст в письме, как и в пресс-релизе, строится по принципу перевернутой пирамиды, но акценты расставляют по-другому. Здесь не нужен яркий заголовок, а основная смысловая нагрузка не обязательно находится в первом абзаце.

Структура информационного письма:

1. Заголовок.
2. История вопроса.
3. Развернутые сведения о предмете материала.

В информационном письме содержатся реальные факты, изложенные в нейтральном стиле. Читатель должен воспринимать сообщение как сведения «из первых рук».

В email-маркетинге информационные письма выходят цепочкой в виде рассылки. Компании таким образом заявляют о себе для того, чтобы поддерживать непрерывный поток информации. Это не всегда эффективно работает.

Фактическая справка

Фактическая справка — набор фактов, цифр или тезисов, которые используют и цитируют журналисты.

Фактическая справка позволяет журналисту оперативно использовать информацию об организации. В ней необходимо выделять главное и не перегружать журналиста малозначительными цифрами и фактами. В зависимости от характера СМИ справка содержит разный набор деталей и профессиональных терминов.

Объем фактической справки не превышает 1–2 страниц. Она может содержать таблицы, графики и схемы.

Заявление для прессы

Заявление для прессы — информационный документ, в котором известное лицо озвучивает свою позицию по определенному вопросу. Основная задача документа — создать впечатление непосредственного контакта с аудиторией, поэтому стиль заявления для прессы отличается от стиля других письменных документов.

Цель заявления для прессы — показать открытость организации и опровергнуть негативные мнения. Это проясняет позицию организации в отношении той или иной общественной проблемы. С помощью заявления для прессы компания атакует конкурентов или защищает свои позиции.  Заявление для прессы размещают на официальном сайте компании.

Пресс-кит

Пресс-кит — это определенный набор PR-документов, которые раздают журналистам на пресс-конференциях и других PR-мероприятиях.

Пресс-кит может включать в себя:

• пресс-релиз;
• фактическую справку;
• информационное письмо;
• брошюру с корпоративным изданием, годовым отчетом и так далее;
• программу мероприятия;
• заявление для прессы;
• интервью с основными действующими лицами

и многое другое.

Оформление пресс-кита формируют исходя из особенностей PR-мероприятия. Например, для годовых собраний акционеров, презентаций и выставок используют фирменную папку, в которую собирают все документы. А для пресс-конференции или акции изготавливают брошюру.