Инструменты PR. Специальные события

Для создания благожелательного отношения к организации или известным лицам в PR-практике широко используются разнообразные акции и события. В зависимости от их содержательной направленности, специальные события можно классифицировать следующим образом:

1. Участие в общественной жизни (празднования государственных, национальных, религиозных праздников; мероприятия по чествованию дат истории и культуры других стран и народов; участие в общественных мероприятиях, благоустройство парков, улиц, детских площадок и др.);
2. Организация спортивных событий (любительские соревнования, дружеские матчи и др.);
3. Встречи с известными людьми (политиками, людьми искусства, спортсменами, церемонии раздачи автографов);
4. Профессиональные и тематические события (выставки, ярмарки, фестивали, встречи, семинары, «круглые столы», конференции, съезды, симпозиумы, конгрессы);
5. События, посвященные внутреннему PR  и имеющие официальную направленность (отчеты о разрешении проблем, оглашение результатов опросов общественного мнения, социологических исследований; оглашение новых назначений на ответственные посты; провозглашение нового политического курса, программ, изменений в политическом курсе, программах деятельности);
6. Развлекательные мероприятия (соревнования, викторины, парады, конкурсы красоты, приемы, балы, презентации, кинофестивали, выезды на природу, любительские соревнования, коллективное посещение музеев, выставок, концертов, театральных спектаклей);
7. Благотворительные мероприятия (спонсорские премии, благотворительные вечера, создание благотворительных и просветительских фондов);
8. Символические события (церемонии открытия новых строительных площадок, закладка первого камня в фундамент; визиты заслуженных и выдающихся людей, церемонии встреч и проводов, церемонии открытия фестивалей, спартакиад и других масштабных мероприятий).

Особо выделяются такие специальные события как презентации.

Презентации представляют фирму, товар или услугу в выгодном свете. Для того, чтобы презентация была успешна, необходимо заранее продумать план ее проведения. Во-первых, следует составить списки приглашенных и участников презентации. Среди приглашенных особое внимание обратить на СМИ. Во-вторых, обеспечить техническую сторону проведения презентации: сюда входят многие моменты, начиная с оформления помещения и заканчивая вопросами прибытия гостей. Возможно, для кого-то из приглашенных потребуется заранее подготовить транспорт. Для решения технических вопросов создается рабочая группа, которая готовит необходимое оборудование, раздаточные материалы, встречает и регистрирует гостей, обеспечивает фото- и видеосъемку и т. д. в-третьих, важно продумать и неофициальную часть мероприятия (фуршет, раздача сувениров, шоу-программа и т. д.).

Наконец, значительное место среди специальных событий отводится выставкам и ярмаркам. По мнению специалистов, именно в ходе проведения выставок и ярмарок устанавливаются наиболее эффективные личные контакты с потенциальными клиентами.

Принятие решения о том, в какой выставке участвовать, в немалой степени зависит от цели такого участия. Руководство фирмы принимает решение исходя также из рыночной ситуации и стратегии фирмы на рынке.

К целям участия в выставке могут относиться: оповещение о фирме на новом рынке, увеличения количества партнеров, создание дилерской сети в новом регионе, изучение спроса и т. д.

Задачей PR-отдела является сбор необходимой информации  - обо всех готовящихся в текущем году выставках, и дополнительной информации, к которой относятся:

 - каталоги предыдущих выставок (из них можно узнать об участии в выставках известных и стабильных компаний);

 - характеристика посетителей (эту информацию обычно предоставляют организаторы выставки в устной форме);

 - газетные материалы (публикации о выставках в общей и специализированной прессе);

 - мнения экспертов (отзывы о посещенных выставках авторитетных людей).

Во время участия фирмы в выставке задачей PR-специалиста является учет всех возможных контактов в течение всего выставочного дня. Для этого целесообразно использовать специальные анкеты.

По окончании выставки составляется финальный обзор, в котором указывается общее число посетителей выставки и число посетителей стенда, а также число розданных проспектов и заполненных анкет. По результатам участия в выставке подготавливается аналитическая записка, содержащая перечень проблем, возникших в ходе организации и проведения выставки, а также принятые решения и выводы.

Анна Арзуманян